Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Präambel

Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus dem zwischen den Parteien geschlossenen Vertrag (Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers) ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (nachfolgend „Daten") des Auftraggebers weisungsgebunden verarbeiten.

Version: 1.5, Stand: 18.07.2025

Parteien

Vereinbarung zwischen den Kundinnen und Kunden der beUnity AG (nachfolgend „Auftraggeber" genannt) und der beUnity AG, Gattikonerstrasse 123, 8136 Gattikon (nachfolgend „Auftragnehmer" genannt) über die Auftragsverarbeitung gemäss Art. 28 DSGVO.

Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

1. Einzelheiten in Bezug auf die Dienstleistung des Auftragnehmers sind in dem jeweiligen Vertrag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber (nachfolgend „Vertrag") geregelt.
2. Aus dem Vertrag ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung, sofern in Anhang A nichts Abweichendes aufgeführt ist.
3. Die Laufzeit dieses AVV richtet sich nach der Laufzeit des Vertrages, sofern sich aus den Bestimmungen dieses AVV nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen ergeben.

Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

1. Der Auftragnehmer verarbeitet die in Anhang A genannten Daten im Auftrag des Auftraggebers zu dem dort genannten Zweck in dem genannten Umfang.
2. Die Weisungen werden anfänglich durch den Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Weisungen, welche konkretisierender bzw. klarstellender Natur sind, stellen keine Leistungsänderungen dar. Gleiches gilt für Weisungen, welche die Beachtung geltender Datenschutzvorgaben sicherstellen sollen. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform durch den Auftraggeber nachzuholen.

Pflichten des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten; ausser es liegt ein gesetzlich geregelter zwingender Ausnahmefall vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er eine Weisung für rechtswidrig hält. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.
2. Der Auftragnehmer gestaltet in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Massnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Massnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Massnahmen bekannt.
3. Die vom Auftragnehmer getroffenen Massnahmen werden in Anhang B näher beschrieben. Die technischen und organisatorischen Massnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Massnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Massnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren und dem Auftraggeber rechtzeitig vorab anzuzeigen.
4. Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffener Personen sowie bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten.
5. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die zur Verarbeitung befugten Personen verpflichtet wurden, Daten nur entsprechend der Weisungen zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.
6. Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden oder er eine solche Verletzung konkret vermutet. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Massnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.
7. Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den folgenden Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen: Der Datenschutzbeauftragte der beUnity AG, datenschutz@beunity.io.
8. Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen jeweiligen datenschutzrechtlichen Pflichten nachzukommen, ein Verfahren zur regelmässigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen. Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart. In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmassnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
9. Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen. Entstehen zusätzliche Kosten durch abweichende Vorgaben bei der Herausgabe oder Löschung der Daten, so trägt diese der Auftraggeber.
10. Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

Pflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmässigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
2. Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen, sofern dieser von den durch den Auftraggeber bereits benannten Ansprechpartnern abweicht.

Anfragen betroffener Personen

1. Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird, soweit den Auftragnehmer insoweit kein Verschulden trifft.

Nachweismöglichkeiten

1. Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem AVV niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach. Dies erfolgt insbesondere durch regelmässige Selbstaudits und/oder eine Zertifizierung (z. B. nach ISO 27001).
2. Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese grundsätzlich zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht.
3. Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoss nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

1. Die Beauftragung von Subunternehmern durch den Auftragnehmer ist zulässig, soweit diese im Umfang des Unterauftrags ihrerseits die Anforderungen der vorliegenden Vereinbarung erfüllen.
2. Vor Hinzuziehung oder Ersetzung der Subunternehmer informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber. Die Information hat jeweils mindestens zwei Monate vorab zu erfolgen. Der Auftraggeber kann der Änderung – innerhalb dieser zwei Monate – aus wichtigem Grund – gegenüber dem Auftragnehmer widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben. Dies gilt nicht, wenn ein berechtigter datenschutzrechtlicher Widerspruch vorliegt. Liegt ein wichtiger datenschutzrechtlicher Grund vor, und sofern eine einvernehmliche Lösungsfindung zwischen den Parteien nicht möglich ist, wird dem Auftragnehmer ein Sonderkündigungsrecht eingeräumt, wenn der Auftragnehmer ansonsten seine Leistungsverpflichtungen unter dem Vertrag objektiv nicht mehr erfüllen kann.
3. Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der in diesem AVV vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmassnahmen zu gewährleisten. Subunternehmer, die keinen Zugriff auf Kundendaten haben bzw. keine Bearbeitung von Kundendaten vornehmen, sind von diesem Kapitel ausgenommen und werden entsprechend nicht in der genannten Liste erscheinen.
4. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass mit jedem Subunternehmer, der personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, eine Vereinbarung gemäss Art. 28 Abs. 4 DSGVO bzw. den entsprechenden Vorgaben des revDSG abgeschlossen wird, welche die gleichen Datenschutzpflichten enthält wie dieser Vertrag.
5. Siehe Anhang C zum AVV „Genehmigte Subunternehmer"

Informationspflichten

1. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Massnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die datenschutzrechtliche Verantwortung und Kontrolle über die Daten beim Auftraggeber als Verantwortlichem verbleiben.

Haftung

1. Die Parteien haften einander nach Art. 82 DSGVO. Der Auftragnehmer steht uneingeschränkt für die von ihm eingesetzten Subunternehmer ein.

Sonstiges

1. Im Übrigen gelten die Regelungen des Vertrags. Bei etwaigen Widersprüchen zwischen Regelungen dieses AVV und den Regelungen des Vertrages geht dieser AVV vor. Sollten einzelne Teile dieses AVV unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit des Vertrags und des AVV im Übrigen nicht.
2. Anhang A und B sind wesentlicher Bestandteil dieses AVV.
3. Alle Rechtlichen Hinweise, Anhänge, Verweise und Dokumente (z.B. Impressum, Datenschutz, AGB, Nutzungsbedingungen, Auftragsverarbeitungsvertrag, TOM) der beUnity AG sind übersichtlich über die Seite Rechtliche Hinweise einsehbar.

Anhang A: Beschreibung der personenbezogenen Daten / Datenkategorien und Beschreibung der Kategorien Betroffener Personen

Gegenstand des Auftrags

Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers im Rahmen seiner Nutzung der Leistungen des Auftragnehmers als SaaS (Software as a Service) Anbieter der Community Plattform beunity.app.

Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Die vom Auftraggeber verarbeiteten personenbezogenen Daten werden an den Auftragnehmer im Rahmen der Software as a Service Leistungen übertragen. Der Auftragnehmer verarbeitet diese Daten ausschliesslich nach der getroffenen Vereinbarung (Betrieb der beUnity Community Plattform).

Art der personenbezogenen Daten

Die Datenarten hängen von den durch den Auftraggeber übermittelten Daten ab. Diese sind (abhängig vom Auftrag):

• Personenstammdaten (Anschrift, Name) einschliesslich Kontaktdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
• Vertragsdaten, einschliesslich Abrechnung und Zahlungsdaten
• Historie der Vertragsdaten

Kategorien betroffener Personen

Die Kategorien der betroffenen Personen hängen von den durch den Auftraggeber übermittelten Daten ab. Diese sind (abhängig vom Auftrag):

• Mitgliederdaten der Community-Members
• Mitarbeiter (einschliesslich Bewerber und ehemaligen Mitarbeitern) des Auftraggebers
• Kunden des Auftraggebers
• Interessenten des Auftraggebers
• Dienstleister des Auftraggebers
• Kontaktdaten zu Ansprechpartnern

Löschung, Sperrung und Berichtigung von Daten

Anfragen zur Löschung, Sperrung und Berichtigung sind an den Auftraggeber zu richten; im Übrigen gelten die Regelungen des Vertrages.

Anhang B: Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

Dieser Anhang ist aus Sicherheitsgründen nicht öffentlich einsehbar und wird auf berechtigte Anfrage von bestehenden oder potenziellen Kunden bereitgestellt.

Anhang C: Genehmigte Subunternehmer und Auftragsverarbeiter

Die Liste unserer Subunternehmer (inkl. Name, Standort und Zweck) ist öffentlich unter Genehmigte Subunternehmer und Auftragsverarbeiter einsehbar. Weitere technische Einzelheiten oder Vertragsunterlagen stellen wir auf berechtigte Anfrage zur Verfügung.