Digital sind Prozesse einfacher und schneller. Lästige Verwaltungsarbeiten werden zum Kinderspiel und bei besserer Kommunikation lassen sich Mitglieder leichter gewinnen und halten. Digitalisierung macht also Sinn, auch in Vereinen. Oft fehlt es in ehrenamtlich geführten Vereinen aber an Fachwissen. Vereinsvorstände stehen vor der Herausforderung, ein Digitalisierungsprojekt auf die Beine zu stellen. Wir erklären Ihnen die drei wichtigsten Bereiche der Digitalisierung und wie Sie bei einem Digitalisierungsprojekt in Ihrem Verein vorgehen können.
Bereich 1: Digitale Mitgliederverwaltung – Effizienz durch moderne Tools
Ein grosser Teil der administrativen Vereinsarbeit ist die Verwaltung der Mitglieder, der jährliche Rechnungsversand und die Vereinsbuchhaltung. Es ist sinnvoll, genau da anzufangen, denn hier kann sehr schnell sehr viel Zeit gespart werden. Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. Damit ist die Verwaltung nicht nur aufwändig, sondern meist auch nicht datenschutzkonform. Heute gibt es moderne Softwares, die Ihnen diese Arbeit erleichtern.
Wie finde ich eine Software, um meine Mitglieder zu verwalten?
Vereine haben andere Bedürfnisse als Unternehmen. Für Vereine gibt es deshalb professionelle Tools, die sich auf Vereine spezialisiert haben. Ein Beispiel dafür ist die Webling Vereinssoftware, eine Schweizer Softwarelösung, die sich ideal für Vereine im DACH-Raum eignet.
Worauf muss ich bei der Wahl einer Mitgliederverwaltung achten?
Es ist wichtig, nicht verschiedene Lösungen für die Verwaltung der Mitglieder zu suchen, sondern nach einer Software, die alle Bedürfnisse bezüglich, Verwaltung, Buchhaltung und Rechnungsversand abdeckt und dem Datenschutz einen hohen Stellenwert einräumt.
Welche Funktionen sind relevant für die Mitgliederverwaltung?
Zunächst müssen alle organisatorischen Aufgaben abgedeckt werden: Mitgliederverwaltung, Rechnungsstellung, Buchhaltung und Materialverwaltung. Darüber hinaus ist die Individualisierung der Software für Ihren Verein besonders wichtig. Ihre Mitgliederdaten sollen gruppiert und individualisiert werden. So können Sie z.B. Ihrem Trainerteam Zugriff auf die Daten der Teams geben. Ausserdem kann eine offene Schnittstelle den Abgleich mit anderen Tools stark vereinfachen. Bei etwas komplexeren Vereinsstrukturen, wie in einem grossen Sportverein, ist auch das Führen mehrerer Buchhaltungen mit mehreren Berechtigungsstufen ein grosser Vorteil.
Bereich 2: Externe Kommunikation – Webseite und Social Media
Eine spannende Online-Präsenz eines Vereins hat viel Potenzial. Neue Mitglieder werden durch einen guten Webauftritt und spannende Social-Media-Inhalte angesprochen. Aber auch bestehende, ehemalige Mitglieder oder Angehörige Ihrer Mitglieder können über gepflegte Social-Media-Kanäle gut erreicht werden. Auf der Website sollten alle relevanten Informationen gefunden werden. Folgende Überlegungen sollten Sie dabei machen:
Welche Social-Media-Kanäle eignen sich für meinen Verein? Wen möchte ich erreichen? Welchen Kanal nutzen meine Mitglieder? Über welche Kanäle kann ich den Angehörigen einen Einblick in unser Vereinsleben geben? Wo erreiche ich potenzielle Neumitglieder?
Welche Inhalte braucht meine Vereinswebsite? Weiss man, was unser Verein macht und findet alle wichtigen Informationen? Wen möchte ich damit erreichen? Was spricht potenzielle Neumitglieder an? Kann ich direkt ein Anmeldeformular einbinden? Findet man meine Website bei Google?
Wer erstellt die Inhalte für die digitalen Kanäle meines Vereins? Die Verwaltung der Kanäle darf auf keinen Fall unterschätzt werden. Machen Sie sich von Anfang an Gedanken. Wer macht Bilder? Wer schreibt Texte? Haben wir dafür genügend Ressourcen?
Welche datenschutzrechtlichen Aspekte muss ich als Verein beachten? Darf ich Bilder meiner Mitglieder in sozialen Netzwerken oder auf meiner Website veröffentlichen? Welche Daten darf ich auf meiner Website veröffentlichen? Vitamin B, die Fachstelle für Vereine bietet dazu eine gute Übersicht.
Bereich 3: Kommunikation mit den Mitgliedern – Zusammenhalt stärken
Die wichtigste Anspruchsgruppe im Verein sind natürlich die aktiven Mitglieder. Die Kommunikation mit ihnen sollte gut durchdacht sein, denn fehlende oder falsche Informationen führen zu viel Frustration bei den Vereinsmitgliedern. Auch der Austausch untereinander ist sehr wichtig, denn er motiviert die Mitglieder zu einem aktiven Vereinsleben.
Wie sieht die interne Kommunikation heute aus?
Verschiedene Chats wie WhatsApp oder Telegram scheinen auf den ersten Blick sehr geeignet. Doch der Schein trügt: Sobald man verschiedene Teams und Gruppen wie den Vorstand oder die Jugendabteilung hat, wird es kompliziert. Die Chats werden unübersichtlich. Und die Kommunikation mit Kindern und Jugendlichen sollte sowieso nicht über WhatsApp laufen. Der Datenschutz lässt grüssen. Für eine strukturierte und zielführende Kommunikation sollte beispielsweise ein professionelles Community-Tool zugezogen werden.
Wie finde ich den richtigen Kommunikationskanal für die Mitglieder?
Viele Communities kämpfen damit, eine zufriedenstellende Kommunikation mit den Mitgliedern aufzubauen. Gründe gibt es viele. Aber wie kommt man auf die richtige Strategie? Folgende Schritte müssen Sie vornehmen, um die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern auf ein neues Level zu heben: Zur Übersicht
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung im Verein
Natürlich sind engagierte Vereinsmitglieder und Vereinsvorstände nicht immer IT- und Digitalisierungsexpert:innen. Umso wichtiger ist ein klares und strukturiertes Vorgehen bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes im Verein. Idealerweise sollte in folgenden Schritten vorgegangen werden:
Vorbereitung: Stellen Sie ein Projektteam Digitalisierung zusammen, das sich mit der Digitalisierung beschäftigt. Sicherlich sollten Vorstandsmitglieder vertreten sein. Vielleicht kann aber auch ein Vereinsmitglied gewonnen werden, das Fachwissen in das Projektteam einbringt.
Evaluierung der Handlungsfelder: Das Projektteam evaluiert, in welchen Bereichen Digitalisierung notwendig ist. Es fragt die Bedürfnisse der Mitglieder und des Vorstands ab und priorisiert die einzelnen Digitalisierungsbereiche nach Aufwand und Nutzen.
Planung und Budget: Stellen Sie einen Zeitplan mit Meilensteinen auf und vergessen Sie nicht, das Budget für Ihre Digitalisierungsprozesse einzuplanen. Professionelle Tools kosten meistens etwas, aber verglichen mit dem Aufwand für eine selbstgebastelte Lösung lohnt sich das auf jeden Fall.
Aktionsphase: Setzen Sie Ihre Planung um. Evaluieren Sie die Tools und setzen Sie sie in Ihrem Verein ein. Dabei ist es wichtig, nicht zu schnell vorzugehen, denn digitale Tools werden nicht immer auf Anhieb angenommen. Insbesondere bei Vereinsmitgliedern, die keine Digital Natives sind, braucht es manchmal etwas mehr Zeit.
Auswertung und weitere Planung: Blicken Sie immer wieder zurück und schauen Sie, was funktioniert hat, wo noch Handlungsbedarf besteht und was man in Zukunft noch machen will.
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