Die Lebenshilfe Mönchengladbach hat einen digitalen Schritt gemacht – einen, der viel verändert hat. Mit der Einführung von beUnity hat die Organisation nicht nur ihre interne Kommunikation verbessert, sondern vor allem eines erreicht: mehr Nähe und Austausch zwischen allen Beteiligten – Mitarbeitenden, Klient:innen, Angehörigen und Ehrenamtlichen.
Die Lebenshilfe Mönchengladbach setzt sich seit über 60 Jahren für Inklusion und Teilhabe ein. Menschen mit geistiger oder mehrfacher Beeinträchtigung und ihre Familien stehen im Zentrum – mit Angeboten rund ums Wohnen, Arbeiten, Lernen und Freizeit. Seit Kurzem gehört auch die beUnity-Plattform zum Alltag der Organisation, nachdem diese bereits in anderen Lebenshilfen eingeführt wurde. Und diese bringt spürbare Entlastung.
Ineffiziente Informationsverteilung
«Vor der Einführung von beUnity hatten wir keine zentrale Plattform zur internen Kommunikation und zur Vernetzung mit Klient:innen, Angehörigen oder auch ehrenamtlich Engagierten», berichtet Geschäftsführer Özgür Kalkan. Die Informationsverteilung per E-Mail oder Aushang sei nicht nur ineffizient, sondern auch nicht barrierefrei gewesen. Gerade bei vielen dezentralen Einrichtungen sei das ein echtes Problem gewesen.
Zudem sei das Intranet veraltet und nicht genügend intuitiv für die durchmischte Altersstruktur der Mitglieder. «Es fehlte die Interaktion – Mitarbeitende konnten sich nicht einbringen oder untereinander kommunizieren.» Viele Inhalte waren veraltet, die Aktualisierungen seien aufwändig gewesen. Zudem fehlte ein mobilfähiger Zugriff, der interaktiv und niederschwellig war und die Informationen direkt zu den Menschen leitete.
Ein Ort, an dem alles zusammenkommt
Mit der Einführung von beUnity ist ein digitaler Treffpunkt entstanden – für alle, die Teil der Lebenshilfe-Community sind. Die Plattform ermöglicht nicht nur eine schnelle, zentrale und gezielte Kommunikation über Beiträge und Push-Nachrichten. «beUnity hilft uns, die Kommunikation zu bündeln, die Beteiligung zu fördern und Barrieren abzubauen – digital und inklusiv», so Kalkan. Auch die einzelnen Gruppen (z. B. Vorstand, Häusergruppen, Verwaltung, Frühförderung) lassen sich gezielt organisieren – mit klaren Vorteilen im Alltag.
Ein konkretes Beispiel: In der Gruppe «Ambulant Betreutes Wohnen» wird ein neuer Dienstplan geteilt, wichtige Infos aus der Leitung veröffentlicht oder kurzfristig ein Springer für einen Dienst gesucht. «Keine Info geht mehr verloren wie bei E-Mail-Verteilern», erklärt Kalkan. «Alles ist zentral auffindbar – auch für neue Mitarbeitende. Der Kommunikationsfluss ist strukturierter und transparenter, was nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern Rückfragen, Unsicherheiten und Zeitaufwand reduziert.»
Effizienzgewinn und Beteiligung der Mitarbeitenden
Der Unterschied zu früher zeigt sich im Alltag. Informationen erreichen alle – ob in der Verwaltung oder im ambulant betreuten Wohnen. Rückmeldungen, Fotos oder kurze Umfragen lassen sich direkt in der App teilen. Das stärkt nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern spart auch Ressourcen.
«Gedruckte Rundbriefe, Aushänge und viele E-Mails entfallen», so Kalkan. «Durch die Zentralisierung unserer Kommunikation sparen wir viel Zeit im Arbeitsalltag. Pro Mitarbeitenden sind 30 bis 60 Minuten Zeitersparnis pro Woche realistisch – besonders durch die wegfallende E-Mail-Flut, die schnellere Klärung von Fragen und die gezielte Informationsweitergabe.» In Summe ergibt sich für die gesamte Organisation ein erheblicher Effizienzgewinn.
Eine spür- und messbar höhere Zufriedenheit im Team
Diese strukturierten Prozesse wirken sich positiv auf die Stimmung im Team aus. «Rückmeldungen zeigen, dass sich Mitarbeitende besser informiert und wertgeschätzt fühlen, weil ihre Perspektive zählt – etwa durch Umfragen oder Beteiligung an Diskussionen», erklärt Kalkan. Schnellere Abstimmungen führen zu weniger Stress, und das Gefühl von Zugehörigkeit und Mitgestaltung wächst. Besonders jüngere Mitarbeitende empfinden die App als modernen Schritt in die richtige Richtung.
Erste Erfolge in der Praxis
Ein Beispiel für den praktischen Nutzen ist der Familienunterstützende Dienst: «Jugendliche mit und ohne Beeinträchtigung können sich über die App für Veranstaltungen anmelden, sich untereinander austauschen und eigene Ideen einbringen.» Dazu kommen Erfolgsgeschichten, Fachartikel, Schulungsmaterialien, Diskussionen zu aktuellen Projekten, Networking-Möglichkeiten sowie informelle Inhalte, die den sozialen Austausch fördern.
Auch in Team- oder Bereichsleitungsrunden zeigt sich der Mehrwert: Terminabsprachen, Dokumente und Abstimmungen laufen nun deutlich strukturierter – und das auf einer Plattform, die für alle zugänglich ist.
Einführung mit System
Die Einführung der Plattform verlief strukturiert und wurde eng von beUnity begleitet. «Wir wurden durch Workshops, Videotutorials und Live-Demos intensiv unterstützt», so Kalkan. Eine aufwändige Datenmigration war nicht nötig – Inhalte wurden bewusst neu und aktuell angelegt. Die grösste Herausforderung lag in der digitalen Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden. «Aber auch das haben wir mit QR-Codes, Einführungstagen und Multiplikator:innen gut gelöst.»
Eine Plattform, die zur Haltung passt
Für die Lebenshilfe Mönchengladbach ist beUnity mehr als ein Kommunikationstool – es ist ein Schritt in Richtung gelebter Inklusion. «Die App passt hervorragend zu unserem Selbstverständnis einer offenen, beteiligungsorientierten Organisation», betont Kalkan. Offenheit, Transparenz und Teilhabe werden hier nicht nur gefordert, sondern auch ermöglicht – digital und analog.
