Trotz der digitalen Möglichkeiten in der heutigen Welt klagen viele Communities darüber, dass sie ihre Mitglieder nicht mehr erreichen. Dabei liegen die Ursachen eigentlich auf der Hand. Im folgenden Artikel gehen wir den Herausforderungen auf den Grund und zeigen, welche Fehler die Communities in der Kommunikation mit ihren Mitgliedern begehen.
Ein grosser Teil von Vereinen, Verbänden, Nachbarschaften oder weiteren Communities hat die Chance verpasst, die digitalen Medien zu einer Schnittstelle für Information, Interaktion und Zusammenleben werden zu lassen. Die Digitalisierung ist zwar angekommen, doch werden die Möglichkeiten in der Mitgliederkommunikation kaum ausgeschöpft.
Man erzählt gerne davon, wie aktiv man Newsletter verschickt, die sozialen Medien für Marketingthemen nutzt und mithilfe eines CRMs die Mitglieder schnell und einfach informiert. Doch wenn man ehrlich ist, merkt man es selber: Das sind zwar alles Massnahmen, welche Informationen mithilfe der Digitalisierung an die Menschen bringen – doch ist man weit von einer Mitgliederkommunikation entfernt, die glücklich macht.
Denn wie im ersten Teil unserer Blog-Serie beschrieben, lesen viele Mitglieder die Informationen nicht, Feedback kommt kaum eines zurück und sowieso herrscht ein grosses Chaos in der Kommunikation. Zeit also, den Ursachen auf die Spur zu gehen. Es folgen die drei grössten Fehler, welche die Communities in der Kommunikation mit den Mitgliedern begehen.
Über beUnity
Seit der Gründung haben wir mit beUnity tausenden von Personen in der Schweiz, Deutschland und Österreich aufgezeigt, wie sie die Kommunikation mit ihren Mitgliedern übersichtlich organisieren können – egal ob als Verein, als Verband, als Nachbarschaft oder als sonstige Gemeinschaft. Am Schluss reden wir bei allen von Communities.
Fehler #1: Falsche Tools für die Mitgliederkommunikation
Der erste und häufigste Grund, weshalb die Mitgliederkommunikation unbefriedigend wirkt, ist der Einsatz von falschen Tools und Kanälen. Webseiten, Social-Media-Kanäle und Newsletter sind zwar super, um mit interessierten Personen im Austausch zu sein. Doch sind das alles Massnahmen für die externe Kommunikation. Wer sich also fragt, wieso die bestehenden Mitglieder nicht mitbekommen, was in der Community läuft, merkt selber: Damit sich die Mitglieder direkt angesprochen fühlen, braucht es einen internen Kanal.
«Mitgliederkommunikation über Social Media, ernsthaft?!»
Wer seine Mitglieder mehr in das Zusammenleben einbinden will, muss exklusive und interaktive Kanäle dafür bieten. Denn die Weitergabe von gezielten Informationen, die wertvolle Interaktion mit den Mitgliedern sowie der gemeinsame Austausch sind nur auf spezifisch für Mitglieder entwickelten Kanälen möglich. Der Einsatz von falschen Tools führt zu Ineffizienz, mangelnder Anpassungsfähigkeit und fehlender Interaktivität. Falsche Kommunikationsmittel erfordern zudem mehr Zeit und Aufwand, um Informationen gezielt zu verbreiten und Rückmeldungen zu sammeln.
Fehler #2: Unzureichende Tools
In so vielen Gemeinschaften werden Informationen nach wie vor auf internen Webseiten publiziert, per E-Mail versendet oder per Brief verschickt. Sie merken selber: Bei diesen Kommunikationskanälen handelt es sich um eine sehr einseitige und wenig lebendige Kommunikation. Man kann es den Mitgliedern fast nicht verübeln, dass sie kaum auf diese Kommunikationsformen reagieren.
Denn gewisse Tools bieten oft nur begrenzte Möglichkeiten. In E-Mails eine Umfrage durchzuführen ist nunmal schwierig. Genauso wie Reservationen des Sitzungszimmers über einen WhatsApp-Gruppenchat zu koordinieren. Auf einseitigen Kanälen ist unmöglich, Mitglieder komplett ins Zusammenleben mit einzubeziehen und die Kommunikation strukturiert zu organisieren. Die Möglichkeiten sind schlichtweg zu begrenzt. Dies führt zu Frustration – auf Seiten der Mitglieder wie auch der Verantwortlichen.
«Digital bedeutet nicht gleich zeitgemäss!»
Auch ist wichtig zu verstehen, dass nur weil etwas digital ist, das nicht heisst, dass es zeitgemäss ist. Veraltete, digitale Kommunikationsformen sind oft unübersichtlich und bieten keine feste Struktur (denken Sie nur mal an die E-Mail-Flut in Ihrem Posteingang). Dies führt dazu, dass Informationen verloren gehen und nichts von den Mitgliedern zurückkommt, weil diese die relevanten Inhalte gar nicht mehr finden.
Fehler #3: Zu viele Tools
Das dritte Problem – das vor allem durch die Digitalisierung aufgekommen ist – ist, dass zu viele verschiedene Kanäle genutzt werden, auf welchen die Mitglieder aktiv sein sollten. Tools zum Chatten, E-Mails, Newsletter, Social Media, Briefe, Umfrage-Tools bis hin zu WhatsApp-Chats führen zu einem grossen Chaos in der Kommunikation. Ein Szenario, das in vielen Communities Realität ist.
Wenn Sie zu viele Kanäle in der Kommunikation nutzen, werden Ihnen früher oder später folgende Hürden begegnen:
- Verstreute Informationen: Informationen werden über verschiedene Kanäle verteilt. Dies macht es für die Mitglieder und Sie schwierig, den Überblick zu behalten und alle relevanten Nachrichten zu finden.
- Kommunikationschaos: Sie müssen ständig zwischen verschiedenen Plattformen navigieren, um Informationen zu verbreiten und Rückmeldungen zu sammeln. Dies führt zu Ineffizienz und unnötigem Aufwand.
«Zu viele Kanäle verderben den Brei!»
Die Absicht, verschiedene Kanäle für die ganzheitliche Kommunikation zu nutzen, ist durchaus sinnvoll. Diese sollten in der Community bei spezifischen Szenarien die entsprechenden Funktionalitäten bieten und die Wünsche der Verantwortlichen abdecken. So können die Inhalte auf Social Media und Co. auf externe Zielgruppen ausgerichtet werden – beispielsweise für die Gewinnung von neuen Mitgliedern. Doch in der Mitgliederkommunikation führt ein Übermass an Tools zu Verwirrung und Ineffizienz. Ideal kommunizieren Sie auf so wenigen Kanälen wie möglich.
In 5 Schritten zu einer perfekten Mitgliederkommunikation
Sie merken selber: Die Ursachen für die aufwendige Mitgliederkommunikation sind vielfältig. Doch es gibt Lösungen! In unserem Artikel «Fünf Schritte in die Zukunft» zeigen wir Ihnen, wie Sie vorgehen können, um in Zukunft kommunikativ perfekt aufgestellt zu sein.
Das ganze Whitepaper «So vereinfachen Sie die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern» können Sie über den folgenden Button herunterladen und weiteren Personen zukommen lassen:
