Joel Voirol hat als Major der Guggenmusik Stachelbeeri eine wichtige Aufgabe: Er koordiniert Anlässe und Proben des Vereins. Um sich dabei den Aufwand möglichst klein zu halten, setzt er seit rund 2 Jahren auf die beUnity-Plattform. Der 30-Jährige ist begeistert: «Es macht richtig Freude zu sehen, wie sich die Investition in die Plattform immer mehr ausbezahlt.»
Die Guggenmusik Stachelbeeri ist eine lebhafte und familiäre Musikgruppe aus Basel. Mit 22 Mitgliedern, darunter ganze Familien, treffen sie sich jede Woche, um gemeinsam Musik zu machen und sich auf die alljährliche Fasnacht vorzubereiten. Doch wie das in vielen Vereinen der Fall ist, verbirgt sich auch hinter der Guggenmusik eine organisatorische Herausforderung.
Sitzungen, Proben, Anlässe – all das muss koordiniert werden. Mit WhatsApp, E-Mails und verschiedenen Kalendern endete dies aber oft im Chaos. «Informationen gingen verloren, Antworten kamen spät oder gar nicht und die Planung war relativ mühsam», erzählt Guggenmajor Joel Voirol im Gespräch mit beUnity. Deshalb wollte Voirol, der alles im Blick haben musste, im Verein etwas ändern.
Eine zentrale und übersichtliche Lösung für den Verein
So versuchte Voirol in einem ersten Schritt, eine webbasierte App zu nutzen. Diese war jedoch zu komplex und sehr aufwändig zu unterhalten. Sie brauchten eine zentrale Lösung, die all ihre Bedürfnisse abdeckt, ohne zu kompliziert oder teuer zu sein. Besonders wichtig war ihnen die effiziente Terminfindung und -koordination.
«Die Zuverlässigkeit der Mitglieder hat mit beUnity enorm zugenommen»
Joel Voirol, Guggenmajor
Mit beUnity wurde die Organisation plötzlich einfacher. Umfragen und Terminfindungen, die früher mühsam über WhatsApp oder Doodle liefen, können jetzt zentral und übersichtlich gestaltet werden. Der Guggenmajor kann schnell Feedback einholen, wer zur Probe kommt oder wer sich für das Essen im Vereinslokal anmeldet. «Alle Informationen sind an einem Ort, für alle Mitglieder leicht zugänglich und übersichtlich», schwärmt Voirol.
Über seine Siedlung, die beUnity zum Austausch unter den Bewohnenden nutzt, stiess Voirol auf die beUnity-Plattform. Zunächst war man skeptisch. Braucht man wirklich eine neue Plattform? Doch der Guggenmajor sah das Potenzial und überzeugte seine Mitglieder, es auszuprobieren. Und siehe da: Schon bald wurde klar, dass beUnity genau das Werkzeug war, das der Verein brauchte.
Stetiger Ausbau der Funktionen
Die Mitglieder sind ebenfalls erfreut über die neue Plattform. Kein nerviges Suchen mehr nach Informationen in verschiedenen E-Mails und Kalendern. Besonders bei Veranstaltungen ist die klare Kommunikation ein grosser Vorteil. Die Rückmeldungen kommen schneller und zuverlässiger, was die Planung erheblich erleichtert.
Was Voirol besonders schätzt, ist der modulare Aufbau der Plattform: «Wir haben mit den Basisfunktionen begonnen. Seither bauen wir jedoch die Funktionen immer weiter aus und können neben den externen Kalendern auch bald komplett auf Dropbox und WhatsApp verzichten.» Und die Plattform bietet seit kurzem auch Möglichkeiten, die zuvor nicht bestanden. So hat Voirol eine Gruppe angelegt, in welcher er mithilfe der Dateiablage alle Noten und Audiodateien von bestimmten Songs ablegt, damit die Mitglieder im Verein diese schnell und einfach herunterladen können.
Einsparung von Kosten und Ressourcen
Das Resultat der ganzen Geschichte: Durch die zentrale Verwaltung in beUnity spart die Guggenmusik Stachelbeeri nicht nur Zeit, sondern auch Geld, wie Voirol sagt: «Keine zusätzlichen Tools und Plattformen sind mehr nötig, was die Kosten erheblich reduziert.» Die Effizienz habe sich sich ebenfalls gesteigert und die Organisation wurde erheblich vereinfacht. Auch das Onboarding neuer Mitglieder verlaufe seither reibungslos. Mit praktischen Factsheets fühlen sich alle schnell wohl mit der neuen Plattform – und so auch im ganzen Verein.
Heute ist beUnity nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. Die Plattform hat die Kommunikation und Planung im Verein umfassend erleichtert. Was als Skepsis begann, ist heute ein unverzichtbarer Bestandteil ihres Vereinslebens.
Die Guggenmusik Stachelbeeri ist ein Paradebeispiel dafür, wie beUnity Vereinen helfen kann, effizienter zu arbeiten und die Freude am gemeinsamen Hobby zu steigern. Mit beUnity haben sie eine Plattform gefunden, die all ihre Bedürfnisse abdeckt und einfach zu bedienen ist. Willst du beUnity auch in deiner Organisation testen? Hier entlang:
