Ob Nachbarschaft, Verein, Verband oder eine andere Community – die Kommunikation mit den eigenen Mitgliedern stellt viele Verantwortliche vor Probleme. In diesem Artikel gehen wir auf die drei grössten Herausforderungen in der Mitgliederkommunikation ein.
Die Koordination einer Community bringt viele Herausforderungen mit sich. Was dabei eigentlich immer an oberster Stelle steht: Die Kommunikation mit den Mitgliedern. Die Probleme lassen sich gut in drei Bereiche unterteilen: Entweder werden die bereitgestellten Informationen von den Mitgliedern nicht gelesen, es kommt selten ein Feedback zurück oder es existieren schlichtweg zu viele Kommunikationskanäle. Erkennen Sie sich wieder?
Diese Tatsache führt sowohl bei den Verantwortlichen wie auch bei den Mitgliedern zu Frustration und Enttäuschung. Besonders wenn man viel Aufwand betreiben muss, um sicherzustellen, dass die Mitglieder alle notwendigen Informationen erhalten. Aber was sind denn die grössten Herausforderungen? Lassen Sie uns zusammen in die Problematiken eintauchen, um zu verstehen, wie man diese angeht.
Über beUnity
Seit der Gründung haben wir mit beUnity tausenden von Personen in der Schweiz, Deutschland und Österreich aufgezeigt, wie sie die Kommunikation mit ihren Mitgliedern übersichtlich organisieren können – egal ob als Verein, als Verband, als Nachbarschaft oder als sonstige Gemeinschaft. Am Schluss reden wir bei allen von Communities.
Problem #1: Schwierigkeiten beim Erreichen Ihrer Mitglieder
Häufig stossen Verantwortliche bereits beim Versenden von Neuigkeiten auf die erste Hürde. Seien es Einladungen zu Veranstaltungen, dringende Informationen oder aktuelle Mitteilungen des Vorstands: Die Nachricht erreicht leider nur einen Bruchteil der Mitglieder. Dies führt dazu, dass sie nicht ausreichend über das Geschehen in der Community informiert sind.
Womöglich haben auch Sie schon einiges versucht, um alle Mitglieder zu erreichen. Aber egal welchen Kanal Sie nutzen, das Erreichen der Menschen wird immer schwieriger. Die Reaktionen der Mitglieder kennen wir nur zu gut:
- «WhatsApp? Aus Datenschutzgründen bin ich nicht mehr auf WhatsApp.»
- «Newsletter? Eure E-Mails landen bei mir immer im Spam.»
- «Social Media: Ich nutze Instagram und Co. nur zur Unterhaltung.»
- «E-Mail? Ich nutze E-Mail nur für private und geschäftliche Kommunikation, daher gehen Community-Mitteilungen unter.»
- «Telefon? Ich möchte nicht, dass alle meine Handynummer haben.»
Aus diesen Reaktionen wird ersichtlich: Was Sie brauchen, ist ein eigener, sicherer Kommunikationskanal, auf dem alle Mitglieder erreichbar sind.
Problem #2: Einweg-Kommunikation – die Mitglieder reagieren nicht auf Ihre Mitteilungen
Haben Sie das erste Problem überwunden und Ihre Mitglieder endlich erreicht, folgt meist sogleich der nächste Frust: Niemand reagiert auf die Fragen und Inhalte, die Sie veröffentlichen. Wird nach Feedback gefragt, erhält man eine Rücklaufquote von wenigen Prozent. Chat-Nachrichten oder E-Mails gehen in der Flut an Nachrichten unter oder die Mitglieder wissen nicht mehr, wie und wo sie auf die Nachricht reagieren sollen.
Doch nicht nur die Nachrichtenflut ist ein Problem. Leider begehen auch viele Community-Verantwortliche den gleichen Fehler. Sei es durch den Rückversand eines Briefes, ein telefonisches Feedback oder das Ausfüllen eines Formulars: Der Aufwand, um ein Feedback zu geben, ist für das Mitglied über die aktuellen Kanäle oft zu gross. In der schnelllebigen Welt von heute nehmen sich die Menschen weniger Zeit, auf Nachrichten zu reagieren, wenn dies mit Aufwand verbunden ist. Alles muss einfach sein und schnell gehen. Das ist auch bei Ihren Mitgliedern so.
Was nehmen wir mit? Ein übersichtlicher, interaktiver Kommunikationskanal, auf dem Ihre Mitglieder schnell und einfach Rückmeldungen geben können, wird dringend benötigt.
Problem #3: Ihre Kommunikation ist aufwändig und endet im Chaos
Es gibt natürlich durchaus Community-Verantwortliche, die ihre Mitglieder erreichen und Feedback erhalten – doch ist der Aufwand für ein solches Resultat immens. Denn: Um wirklich alle Mitglieder ins Boot zu holen, müssen Sie auf so vielen Kanälen aktiv sein, dass Chaos entsteht und der Überblick schnell verloren geht. Das kostet Zeit und Nerven.
Einladungen zu Veranstaltungen werden über Social Media verbreitet, Anmeldungen erfolgen über ein Formular, Traktanden werden per E-Mail verschickt und die letzten Details per WhatsApp koordiniert. Zudem müssen Sie schlussendlich noch zahlreichen Personen nachtelefonieren, bis Sie wirklich alle Informationen zusammen haben. Dies führt sowohl bei den Mitgliedern als auch bei den Verantwortlichen zu einem Kommunikationschaos. Wer weiss bei so vielen Kanälen noch, wo man die einzelnen Informationen findet?
Kurz: Es fehlt ein zentraler Kommunikationskanal, über den die gesamte Kommunikation organisiert werden kann und auf den man zurückgreifen kann, wenn man nach Informationen sucht.
Es ist höchste Zeit, etwas am Status Quo zu ändern
Wenn Sie gegen die oben genannten Probleme in der Mitgliederkommunikation keine Massnahmen ergreifen, hat dies schwerwiegende Folgen für die Community. Denn der Status Quo – bei dem die Mitglieder nicht ausreichend informiert sind, die Kommunikation einseitig ist und auf zu vielen Kanälen kommuniziert wird – führt rasch zu Frustration, Desinteresse und letztendlich zum Mitgliederschwund.
Ohne eine effektive Kommunikation verlieren Mitglieder das Interesse an Ihrer Community, da sie sich nicht ausreichend eingebunden und informiert fühlen. Sinkende Beteiligung an Veranstaltungen, Projekten und Aktivitäten sind die Folge davon. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, diese Probleme anzugehen und Lösungen zu implementieren.
Whitepaper herunterladen
Doch wo liegt überhaupt das Problem und wie kann man dieses lösen? In unserem Artikel «Merksch selber!» gehen wir detailliert auf die Ursachen ein, die zu den oben genannten Problemen führen. Und im Blog «Fünf Schritte in die Zukunft» zeigen wir Ihnen, wie Sie diese lösen können.
Das ganze Whitepaper «So vereinfachen Sie die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern» können Sie über den folgenden Button herunterladen und weiteren Personen zukommen lassen:
