Viele Communities kämpfen damit, eine zufriedenstellende Kommunikation mit den Mitgliedern aufzubauen. Gründe gibt es viele. Aber wie kommt man auf die richtige Strategie? Folgende Schritte müssen Sie vornehmen, um die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern auf ein neues Level zu heben.
Communities müssen mit der Zeit gehen und sich den wandelnden Bedürfnissen der eigenen Mitglieder anpassen. Dies gelingt grundsätzlich gut. Doch in der Kommunikation scheint man den Anschluss verloren zu haben. So kommt es, dass viele Gemeinschaften in der Kommunikation mit den Mitgliedern scheitern. Entweder nutzen sie die falschen Tools, die verwendeten Kanäle sind veraltet oder es werden schlichtweg zu viele Tools eingesetzt.
Wo auch immer also der Haken steckt: Es ist unumgänglich, in der Kommunikation mit Ihren Mitgliedern den Schritt in die Zukunft zu machen. Dies geht aber nur, wenn man strategisch vorgeht.
Über beUnity
Seit der Gründung haben wir mit beUnity tausenden von Personen in der Schweiz, Deutschland und Österreich aufgezeigt, wie sie die Kommunikation mit ihren Mitgliedern übersichtlich organisieren können – egal ob als Verein, als Verband, als Nachbarschaft oder als sonstige Gemeinschaft. Am Schluss reden wir bei allen von Communities.
Eine Kommunikationsstrategie für die Mitglieder in 5 Schritten
Die folgenden Schritte geben Ihnen einen Eindruck, wie Sie die perfekte Strategie entwickeln können. Natürlich variiert der Tiefgang in die einzelnen Punkte, je nach Grösse Ihrer Community. Doch Gedanken sollten Sie sich zu allen Schritten machen.
1. Ziele setzen
Setzen Sie als erstes einmal mit weiteren Personen der Community zusammen und überlegen Sie sich, was Ihre Mitglieder Ihnen wert sind. Falls Sie die Frage mit «Sehr viel wert» beantworten können, ist es Zeit, in eine Kommunikationsstrategie zu investieren. Dazu gehört die Beantwortung von Fragen wie:
- «Wieso wollen wir in die Kommunikation mit den Mitgliedern investieren?»
- «Welche Kanäle besitzen wir schon und wie glücklich sind wir damit?»
- «Aus welchen Anspruchsgruppen setzen sich unsere Mitglieder zusammen?»
- «Wann ist die Kommunikation mit den Mitgliedern ein Erfolg?»
Eine klare Festlegung der Ziele legt die Grundlage dafür, die Mitglieder kommunikativ mit einzubinden und Ordnung reinzubringen.
2. Das passende Tool für Ihre Ziele finden
Hinsichtlich der gesamten Kommunikation in Ihrer Community stehen Sie womöglich vor drei Herausforderungen: Neben der Kommunikation mit den eigenen Mitgliedern, benötigen Sie einen ansprechenden Auftritt gegen aussen sowie eine strukturierte Übersicht der Mitgliederdaten.
Wichtig ist dabei jedoch, dass Sie diese drei Punkte nicht vermischen. Eine Mitgliederdatenbank eignet sich zwar für die Administration der Daten, doch zur Kommunikation mit den Mitgliedern sind solche Tools nicht mehr zeitgemäss. Ähnliches gilt für Kanäle der externen Kommunikation. Ob eine Webseite, Social-Media-Kanäle oder ein Newsletter: Alle Kanäle dienen zur Kommunikation gegen aussen, dürfen aber nicht mit der internen Mitgliederkommunikation vermischt werden. Sonst endet die Kommunikation im Chaos, was eine häufige Ursache in der Mitgliederkommunikation darstellt.
Schaffen Sie für Ihre Mitglieder also einen eigenen Kommunikationskanal. Bei der Wahl eines Tools muss Ihr Ziel sein, dass darauf alle Informationen schnell zu finden sind und Ihre Mitglieder die Möglichkeit haben, ihre Stimme einzubringen sowie mit anderen Mitgliedern einfach und schnell in Kontakt zu treten. Und natürlich muss der Kanal die Ziele aus Schritt 1 abdecken.
Die digitale Plattform für Ihre Community
Woher wissen wir das alles? Seit über 8 Jahren betreuen wir Communities und kennen ihre Probleme. In dieser Zeit haben wir eine eigene Plattform entwickelt, die Ihnen hilft, Ihre interne Kommunikation über einen einzigen Kanal zu organisieren. Übersichtlich, einfach und sicher. Mehr erfahren
3. Verantwortlichkeiten festlegen
Wie bei jedem Projekt, benötigt die Kommunikation mit den Mitgliedern verschiedene Verantwortlichkeiten. Um sie bestmöglich umzusetzen, sollten Sie folgende Personen in einem Projektteam zusammenbringen:
Strategische Leitung
Die Kommunikation mit den Mitgliedern muss mit Ihrer Strategie übereinstimmen. Schauen Sie deshalb, dass eine führende Person, bspw. aus dem Vorstand oder der Geschäftsleitung im Projektteam vertreten ist.
Administrator:in
Zur Einrichtung und Bewirtschaftung der Plattform braucht es eine technisch affine Person, welche die Plattform einrichtet und für Supportfragen erreichbar ist. Diese Person muss nicht für die Kommunikation verantwortlich sein, lediglich bei technischen Anliegen unterstützen können.
Moderator:in
Die wichtigste Person im Projekt ist der oder die Moderator:in. Die Person ist dafür verantwortlich, dass die richtigen Inhalte an die richtigen Mitglieder getragen werden – egal ob Mitteilungen vom Vorstand oder aus verschiedenen Bereichen. Zudem behält die Person den Überblick, was in der Community läuft und beantwortet Rückfragen von Mitgliedern.
Themenführer:innen
Das «Tüpfchen auf dem i» erreichen Sie, wenn Sie sogenannte Themenführer:innen gewinnen können. Dies sind engagierte Mitglieder, die sich aktiv einbringen möchten. Einerseits können sie bestimmte Themen- oder Projektgruppen kommunikativ begleiten, andererseits spielen sie eine wichtige Rolle, wenn das Tool an die Mitglieder getragen werden soll.
Je nach Grösse Ihrer Community können natürlich verschiedene Rollen von einer Person eingenommen werden. Wichtig ist nur, dass alle Bereiche durch diese Person abgedeckt werden.
4. Kommunikationsthemen definieren
Bevor es mit der Umsetzung losgeht, versuchen Sie erst einmal, Themen für die Kommunikation zu sammeln. Überlegen Sie sich dabei, welche Inhalte Sie bisher über welche Kanäle distribuiert haben und wie die Kommunikation in Zukunft – basierend auf Ihren Zielen – aussehen soll.
Sobald Sie alle Themen zusammen haben, erstellen Sie einen kleinen Redaktionsplan, bzw. Jahresplan, damit Sie nach der Lancierung wissen, wann Sie welche Inhalte publizieren möchten. So geht später sicherlich nichts vergessen.
Sollten Sie bemerken, dass Sie aktuell nicht genügend Inhalt generieren können, finden Sie hier 36 Beitragsideen und Inspirationen für Ihre Community.
5. Zeitplan erstellen – So geht’s jetzt weiter
Nun ist es an der Zeit, das Augenmerk auf den Lancierungsprozess zu legen. Überlegen Sie sich dafür, wann und wie Sie die folgenden Punkte umsetzen wollen. Natürlich kann diese Liste noch weitergeführt werden. Doch sind es die wichtigsten Leitfragen im Zuge der Lancierung.
Meilenstein #1: Die Strategie ist besiegelt
- Bis wann soll die Strategie besiegelt sein?
- Wer muss alles einen Blick in das Strategiekonzept werfen?
- Wann wollen wir mit der Umsetzung beginnen?
Meilenstein #2: Der neue Kommunikationskanal ist bereit
- Bis wann soll der Kanal für die Mitglieder eingerichtet sein?
- Welche Funktionen wollen wir nutzen?
- Wer soll alles bei der Einrichtung des Kanals mit einbezogen werden?
Meilenstein #3: Die Mitglieder wurden eingeladen
- Ist der Kanal bereits mit spannenden Inhalten gefüllt?
- Mit welchen Massnahmen holen wir die Mitglieder auf die Plattform? Flyer, Brief, E-Mail, …
- Steht ein Event an, an welchem wir die Plattform offiziell vorstellen können?
Meilenstein #4: Die neue Kommunikationsstrategie ist etabliert
- Bis wann wollen wir die alten Kanäle abschalten?
- Wann wollen wir Schulungen und Workshops durchführen?
- Wie bringen wir die Mitglieder dazu, aktiv auf der Plattform mitzuwirken?
Nun sind Sie gewappnet. Eine klare Strategie ist das A und O und legt den Grundstein für alle weiteren Massnahmen. Nehmen Sie diesen Artikel als Schritt für Schritt Anleitung und gehen Sie die erwähnten Fragen detailliert durch. So schaffen Sie es, Ihre Kommunikation mit den Mitgliedern zu strukturieren und übersichtlich zu gestalten.
Als Technologie- und Ansprechpartner in Sachen Mitgliederkommunikation steht Ihnen das beUnity-Team jederzeit für Auskünfte bereit. Sie möchten gemeinsam mit uns ein Strategiekonzept erstellen? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Sie wollen beUnity als Kommunikationskanal etablieren? Testen Sie die Plattform gleich aus! Sie benötigen Hilfe in der Umsetzung? Besuchen Sie unser Support-Center für Vorlagen und Inspirationen!
